Quản lý giao hàng

Bạn là doanh nghiệp? Bạn có biết các quyết định căn bản của quản trị cung ứng hàng hoá cho khách hàng?

Các quyết định này bao gồm: Xác định mục tiêu dịch vụ và chi phí; Xác định các phương pháp bán hàng; Xác định tổng lượng và cơ cấu lưu chuyển hàng hoá theo mặt hàng và khách hàng; Thiết kế các qui trình nghiệp vụ bán hàng.

Chất lượng dịch vụ khách hàng là kết quả của toàn bộ hệ thống logistics, đòi hỏi phải có sự phối hợp của toàn bộ hệ thống. Đồng thời, mỗi công đoạn nghiệp vụ phải đề ra mục tiêu riêng. Mục tiêu của cung ứng hàng hóa cho khách hàng chủ yếu tập trung vào tốc độ và tính ổn định trong cung ứng hàng hoá cho khách hàng.

Phải xác định thời gian tối đa kể từ khi nhận được đơn đặt hàng hoặc ký hợp đồng mua bán hàng hoá. Phải dự đoán nhu cầu dịch vụ của từng khách hàng mục tiêu để đáp ứng, đảm bảo lợi thế cạnh tranh. Trong từng thời kỳ, phải thiết kế được cửa sổ dịch vụ nhằm xác định trình độ dịch vụ cần đạt để từ đó, xác định thời gian cung ứng hàng hoá cho khách hàng tương ứng. Cách thức thiết kế cửa sổ dịch vụ được thể hiện trên hình                                    

 

Cửa sổ dịch vụ khách hàng

Theo cửa sổ dịch vụ thì muốn đạt được chỉ tiêu trình độ dịch vụ 95%, thời gian thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng không được vượt quá 6 ngày. Nếu vượt quá, có nghĩa đã giảm trình độ dịch vụ khách hàng xuống.

Tuy nhiên, do có mối quan hệ giữa trình độ dịch vụ khách hàng và chi phí, khả năng lợi nhuận, cho nên xác định mục tiêu cung ứng hàng hóa cho khách hàng có thể theo một số cách như sau:

- Xác định mục tiêu dịch vụ khách hàng, sau đó bằng mọi nỗ lực để giảm chi phí đến mức thấp nhất;

- Xác định mức chi phí tối đa, sau đó cải thiện các hoạt động logistics để đạt được trình độ dịch vụ cao nhất có thể ;

- Xác định trình độ dịch vụ khách hàng tối ưu, có nghĩa xác định trình độ dịch vụ khách hàng mà tại đó, cho khả năng thu lợi nhuận cao nhất.

Xác định tổng mức và cơ cấu lưu chuyển hàng hoá bán buôn.

Trên cơ sở kế hoạch marketing thương mại đã định, phải tiến hành đo lường và dự báo nhu cầu làm cơ sở cho việc xác định định mức bán và ngân sách bán. Phải sử dụng các phương pháp đo lường và dự báo đảm bảo độ chính xác và kịp thời. Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá phải cụ thể, chi tiết theo từng nhóm, mặt hàng, theo từng đối tượng khách hàng để dự tính các giải pháp logistics hợp lý, đảm bảo những mục tiêu dịch vụ logistics đã đề ra.

Xác định các phương pháp bán hàng.

Tuỳ thuộc yêu cầu dịch vụ của khách hàng mà phải có các phương pháp bán hàng thích hợp. Các phương pháp bán phụ thuộc vào các quyết định về giá. Quyết định về giá trực tiếp xác định bộ phận nào trong thương vụ có trách nhiệm thực hiện các hoạt động logistics, chuyển giao sở hữu, và trách nhiệm pháp lý. Có 2 phương pháp định giá bán: Giá F.O.B nơi giao và giá F.O.B nơi nhận (hình 4.3).

 

Giá bán và trách nhiệm tương ứng

 

Như vậy, tuỳ thuộc vào phương pháp bán hàng theo các kiểu giá khác nhau mà các cơ sở logistics bán buôn phải thực hiện nhiều hay ít dịch vụ logistics. Và do đó, qui trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng cũng đơn giản hay phức tạp.

Thiết kế các qui trình thực hiện đơn đặt hàng cho khách hàng

Để chủ động và tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ quá trình logistics, cần phải thiết kế các qui trình thực hiện đơn đặt hàng phù hợp với các phương pháp bán hàng. Nếu chỉ tính trách nhiệm dịch vụ giữa các bên trong quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng, thì có 2 phương pháp bán hàng chủ yếu: bán hàng tại kho người giao (bán), và bán hàng vận chuyển giao hàng tại kho người nhận. Qui trình bán đầu đơn giản hơn qui trình sau. Trong thiết kế qui trình, cần phải chú ý một số nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc ưu tiên thực hiện đơn hàng: Trong quá trình thực hiện đơn hàng, cần phải ưu tiên cung cấp hàng hoá cho một số khách hàng có tầm quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, nên áp dụng qui tắc 80/20 hay phân loại A,B,C khách hàng để có chính sách thích đáng.

- Nguyên tắc đồng bộ thực hiện đơn hàng: Để tiết kiệm thời gian, tăng nhanh tốc độ cung ứng, không nên chỉ nhấn mạnh vào tính tuần tự của qui trình. Nếu một số thao tác của qui trình có thể thực hiện đồng thời thì triển khai song song.

- Nguyên tắc tập trung: Để tăng năng suất lao động và giảm chi phí trong việc chuẩn bị lô hàng và vận chuyển, phải đảm bảo nguyên tắc tập trung. Nguyên tắc này đòi hỏi tập trung chuẩn bị và xử lý nhiều lô hàng cùng một lúc, hoặc tập trung vận chuyển nhiều lô hàng trong cùng một đợt nhằm lợi dụng tính kinh tế nhờ qui mô, giảm chi phí.

Quá trình thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng trong thương mại bán buôn

Cung ứng hàng hoá cho khách hàng trong thương mại bán buôn được thực hiện thông qua việc thực hiện đơn đặt hàng.

Quá trình thực hiện đơn đặt hàng là tập hợp các hoạt động có đặc trưng chu kỳ nhằm cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng, đảm bảo thỏa mãn đơn đặt hàng của khách hàng với chi phí thấp nhất.

Quá trình này được thể hiện trên hình

 

Quá trình thực hiện đơn đặt hàng bán buôn

Tập hợp, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng

Đây là quá trình thu thập, xử lý và truyền tin giữa các bên mua bán nhằm thiết lập quan hệ mua bán theo hình thức pháp lý nhất định. Nội dung của công đoạn này bao gồm 3 công tác:

Chuẩn bị đơn hàng và hợp đồng của khách hàng:

Đây là hoạt động truyền tin những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ cho người bán. Nội dung có thể là: hoàn thiện hình thức đặt hàng, yêu cầu người bán cung cấp những thông tin cần thiết để chuẩn bị đơn hàng.

Chuyển đơn hàng hoặc yêu cầu về hợp đồng của khách hàng:

Bao gồm việc chuyển yêu cầu đặt hàng từ điểm tiếp nhận đến nơi xử lý đơn hàng. Có 2 phương pháp chuyển đơn đặt hàng: bằng sức người, và bằng điện tử. Sử dụng sức người thì tốc độ chậm, nhưng đỡ tốn chi phí. Sử dụng điện tử thông qua hệ thống điện thoại, Fax, mạng vi tính. ..;đơn đặt hàng được chuyển nhanh, độ tin cậy cao, chính xác, nhưng tất nhiên là tốn chi phí.

Xử lý đơn đặt hàng:

Bao gồm các hoạt động như, kiểm tra độ chính xác của thông tin đơn hàng về số lượng, cơ cấu, giá cả; kiểm tra khả năng dự trữ; chuẩn bị những tài liệu, văn kiện từ chối (nếu cần); kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng; sao chép thông tin về đơn đặt hàng nếu thấy cần thiết. 

Chương trình giao hàng là bản thuyết minh các hoạt động hoặc các bước cần thiết để thực hiện kế hoạch logistics, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng của khách hàng với chi phí thấp nhất.

Căn cứ để xây dựng chương trình giao hàng:

- Kết quả xử lý đơn hàng và hợp đồng, phân tích tình hình bán buôn hàng hoá

- Phân tích tình hình dự trữ hàng hoá và nguồn hàng.

- Khả năng vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp

Chuẩn bị giao hàng

Trên cơ sở chương trình giao hàng, phải tiến hành công tác chuẩn bị giao hàng. Nội dung chuẩn bị giao hàng bao gồm:

- Chuẩn bị nguồn cung cấp hàng hoá cho khách hàng: Xác định vị trí kho phát hàng. Trong trường hợp cung cấp hàng hoá từ nguồn hàng, phải tiến hành đặt hàng hoặc ký hợp đồng mua hàng với nguồn hàng. Phải khẩn trương xúc tiến việc mua hàng để tránh chậm trễ trong việcc giao hàng cho khách hàng.

- Chuẩn bị lô hàng: Việc chuẩn bị các lô hàng để giao được thực hiện trong các kho hàng hoá. Chuẩn bị lô hàng chiếm tỷ lệ thời gian khá lớn, do đó, phải nâng cao năng suất và cơ giới hoá các công tác chuẩn bị hàng hoá ở kho.

- Chuẩn bị phương tiện giao hàng: bao gồm chuẩn bị phương tiện vận tải, chất xếp, tiến hành ký hợp đồng hoặc đặt hàng vận chuyển hàng hoá với các đơn vị vận tải

- Chuẩn bị giấy tờ: Phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ, thuận tiện cho quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hoá, bao gồm: hoá đơn, giấy phép vận chuyển, giấy đảm bảo chất lượng,. ...

- Chuẩn bị lao động: chuẩn bị lao động chất xếp, lao động bảo vệ hàng hoá và giao hàng nếu cần thiết. 

Tiến hành giao hàng

Tuỳ thuộc vào phương pháp bán hàng, việc giao hàng được tiến hành ở kho người bán hoặc cơ sở logistics của người mua. Nếu giao hàng tại cơ sở logistics của người mua, người bán phải đảm nhiệm công tác tổ chức vận chuyển hàng hoá và phải thực hiện quá trình nghiệp vụ vận chuyển. Cạnh tranh trong kinh doanh thương mại đòi hỏi người bán phải đảm nhiệm công tác vận chuyển với chi phí hạ, tốc độ nhanh và ổn định.

Quá trình giao hàng phải thực hiện đúng những cam kết với khách hàng, đặc biệt là cam kết về địa điểm và thời gian giao hàng.

Thông báo và kiểm tra tình hình giao hàng

Đây là hoạt động cuối cùng trong quá trình thực hiện đơn đặt hàng, nó cam kết rằng một dịch vụ khách hàng tốt đã được cung ứng thông qua việc duy trì thông tin cho khách hàng về bất cứ sự chậm trễ nào trong quá trình đặt hàng hoặc giao đơn đặt hàng.  Cụ thể nó bao gồm: (1) theo dõi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ thực hiện đơn đặt hàng; (2) thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn đặt hàng. Đây là hoạt động kiểm tra và nó không ảnh hưởng đến tổng thời gian để thực hiện đơn đặt hàng.

Là doanh nghiệp bạn phải luôn đảm bảo việc giao hàng luôn đảm bảo uy tín chứ không thể chỉ chú trọng vào cung ứng

Đăng bởi Bichvan Tags: bán hàng trực tuyến, Dịch vụ giao hàng, Giao hàng, Giao hàng giao tiền, giao tiền, Kinh doanh trực tuyến, Quản lý giao hàng